هوس الملف العلاقي

المراجعون للدوائر الحكومية يشكون مر الشكوى من بطء الأداء الإداري, وكانت طلبات الملف العلاقي- شكله ونوعه – يجعل هؤلاء المراجعين يحجمون عن مراجعة هذه الدوائر ويفضلون الذهاب الى مكاتب الخدمات العامه بينما هم-أي-المراجعون- فى أشد الاحتياج الى رسوم هذه الخدمات .

أينما تذهب لمراجعه عمل لك فى أية دائرة حكومية يجب ان تحمل معك ملفات- العلاقى وغير العلاقى- لأنها أصبحت ظاهرة غير عاديه. فاذا قدمت ملف معاملتك الى الموظف البيروقراطى , تفاجأ- أن هذا الموظف الذى سبق ان اشترط احضار الملف العلاقى قد نزع الأوراق التى قدمها المراجع ليدخلها الى جهاز الكومبيوتر وقذف بالملف العلاقى المسكين الى الأرض وذهبت فلوس المراجع المسكين الى الأرض ولايدرى ماذا سوف يتخذ من اجراء لملفه المسكين.

أمر غريب واجراء أغرب, لماذا اذن المطالبة بالملف العلاقى اذا كان سوف يستخدم وسيلة غير مباشرة لتسهل للموظف ادخال المعلومات للجهاز. أليس هناك نظرة تأخذ فى اعتبارها عدم تكلفة المواطن المراجع, وأخذ الأوراق فورا وادخالها مباشرة الى الجهاز طالما ان نهاية الملف ستكون القاءه على اللأرض؟ وللأجابه على السؤال السابق نقول …لقد اعتمدت التطورات التكنولوجيه عن بزوغ مفهوم جديد يسمي”الارداره بدون ورق”, ومعنى ذلك بالتالى عدم الحاجة الى الملف العلاقى , مما سيؤدى الى طفرة واسعة للأداء الاداري. وربما يتساءل الفرد هل يمكن تصور ادارة بلا اورق أو بلا ملف علاقى؟ نقول لقد اعتمدت التطورات التكنولوجية المعاصرة – الى حد كبير- على الحاسبات الآليه وتكنولوجيا المعلومات. وفى المجال الادارى ظهرت متغيرات تكنولوجيه عديده فى السنوات العشرين الأخيره فى مجالات الأداء الادارى وفى التنظيم.

لقد استخدمت الاداره الورق فى اداره شئونها لتسجيل وتخزين البيانات والمعلومات, ومن ثم استراجاعها وتداولها – وأن – الورق- فى اطار الاداره الورقيه – هو العنصر الاساسى الذى تبنى علية الدوائر الحكوميه والمؤسسات الخاصه كل الأمل لتقديم خدماتها الذي يجعلها تستمر وتنمو.

ولكن مع دخولنا الألفية الثالثه تكاثرت المتغيرات وأثارها على الهياكل الاداريه فى مؤسساتنا سواء فى القطاع الحكومى أو الخاص مما وضعت قيودا على استخدام الورق ,وبالتالى هوسه الملف العلاقى, فى العمل الادارى, وربما الأستغناء عن الورق, وبالتالى اصدار تعليمات بالغاء المطالبه بالملف العلاقى,فى العمل الادارى وتأكيد بزوغ مفهوم جديد هو “الاداره بلاورق” و “الاداره بلا ملف علاقى” وهذا التغيير الجديد سيؤدى فى نظرى الى خسارة لأصحاب المكتبات.

لذلك اصبحت الاداره تعيش فى صراع مع الزمن وذلك بسبب التكنولوجيا والمعلومات والكومبيوتر والانترنت , وأحدث ماتوصلت اليه الأجهزة الحديثه فى مجالات العلم الحديث, فكان لزاما على الدوائر الحكوميه العمل على استخدام أحدث ماوصلت اليه التكنولوجيا فى أداء خدماتها , بدلا من المنافسه والتشديد باحضار الملف العلاقى, لمواكبه التطورات العالميه فى مجال الاداره .

ان الاداره اللاورقيه تسهل عمليه انهاء مراجعة المواطن وزيادة سرعتها دون تكليف مادى على المراجع لشراء الملف العلاقى. فمن المنتظر ان تحل اسطوانه الليزر محل الملف العلاقى التقليدى التى تسمح للموظف المختص بأن يسترجع البيان أو المعلومه فى دقائق معدودة من الكومبيوتر المركزى, وأن يدخل بسهوله المعاملات الجديده فى الكومبيوتر باستخدام (SCANNER) بدلا من التشبث العقيم بالملف العلاقى.

وفى ضوء ماسبق نتساءل : هل أثرت التكنولوجيا فى مجال الادارة؟ بالطبع نتوقع ان ينعكس التطور التكنولوجى على الاداره فى التخاطب والاتصال بين الاداره بالورق من ناحيه والاداره بالاسطوانه من ناحيه اخرى.

ان الإدارة بالورق , أو بالاصح الاداره بالملف العلاقى,تتغلغل تغلغلا واسعا فى مختلف مجالات الاداره الحاليه فى بلادنا: فى الجوازات , الاحوال المدنيه,البلديات وغيرها من الدوائر الحكوميه وفى اطارها يدوخ المواطن أو المراجع السبع دوخات لمراجعه معاملته من قسم لآخر حاملا معه ملفه العلاقى الحبيب .

ان الثوره التكنولوجيه قد هزت العمل الادارى هزة قوية من أجل تطوير الادارة الورقية,أو الادارة بالملف العلاقى, الى مفهوم جديد هو ” الادارة بدون ورق أو الادارة بالاسطوانة” لراحه المواطنين أولا , ثم لمواجهة التحديات فى عالم يتسم بسرعة الإيفاع فى قرن جديد .