القواعد الذهبية في الرسائل الإلكترونية

[ALIGN=LEFT][COLOR=blue]أ.د. محمود نديم نحاس[/COLOR][/ALIGN]

إذا كان لكل شيء إتيكيته الخاص، فإن للبريد الإلكتروني أيضاً إتيكيت. والإتيكيت كلمة فرنسية الأصل وتعني آداب السلوك أو اللياقة. وفي العلاقات الدبلوماسية تعني قواعد التشريفات.
ولقد كنت من أوائل الذين استخدموا البريد الإلكتروني منذ أن دخل إلى منطقتنا العربية. ومن وقتها أتابع كيفية استخدام الناس \”الذين يراسلونني وأراسلهم\” لهذه النعمة الربانية في عصر تقنية المعلومات والاتصالات. ثم إني بدأت أكتب إتيكيت استخدام هذه النعمة حتى لا تنقلب إلى نقمة. وكل فترة أضيف جديداً مما ألاحظه على الرسائل التي تصلني، أو مما يقترحه علي بعض الأصدقاء. وقد سميتها بالقواعد الذهبية في الرسائل الإلكترونية. ولطالما أرسلتها إلى من أراسلهم لعلهم يتبعونها فيساعدون من يراسلونهم على الاستفادة من وقتهم. وقد اكتشفت أن قواعدي الذهبية أصبحت تدور في الشبكة العالمية غير منسوبة لكاتبها. وهذا حال ما يُنشر على الشبكة العالمية اليوم، إذ يتم النشر دون ذكر الكاتب الأصلي فيضيع التوثيق الذي عُني به أسلافنا أشد العناية.
وهذه بعض القواعد الذهبية التي جمعتها، والشكر موصول لمن ساهم معي في وضعها.
• عند إرسال رسالة إلى مجموعة من الناس يجب وضع عناوينهم أمام كلمة \”نسخة مخفية Bcc\” وليس أمام كلمة \”إلى To\” أو أمام كلمة \”نسخة Cc\”. وبالتالي تبقى عناوينهم مخفية وتتم حماية خصوصياتهم. فإن لم نفعل تصبح عناوينهم معرَّضة لأن يأخذها أناس غرباء عنهم ويقومون بإغراقهم برسائل قد لا يريدونها.
• ومن المستحسن دوماً أن نضع عنواناً لرسائلنا ليعرف المستقبِل أهمية الرسالة فتوفر شيئاً من وقته، فيقرر إن كان سيقرأ الرسالة الآن أم إنها تحتمل التأخير. ويُكتب العنوان أمام كلمة \”الموضوع Subject\”.
• وعندما تصلنا رسالة من مجموعة بريدية \”مثل مجموعات ياهو وجوجل\” ونريد الرد فلننظر أولاً هل الرد يخص المجموعة كلها أم المرسِل فقط. فإن كان يخصه وحده فلنرسل الرد إليه.
• يجب مقاومة الرغبة في إرسال الرسائل الإلكترونية، ولنرسل المفيد فقط. ويقال بأن رسالتين في الأسبوع هو الحد الأقصى.
• وإذا جاءتنا رسالة وأردنا إرسالها لأحد فلا بد من حذف أجزاء منها قبل ذلك. ومن أهم ما يجب حذفه اسم المرسِل الأصلي وأسماء من أرسل هو إليهم. فإذا أردنا لرسائلنا أن تُقرأ فلنحذف الزيادات ولنترك الزبدة.
• والتوثيق مهم في كل عملية نقل ليستطيع القارئ الرجوع إلى المصدر للتأكد من الموضوع أو للاستزادة. ولابد من ذكر التاريخ عند ذكر اسم مجلة أو جريدة، أو ذكر الوصلة الإلكترونية كاملة.
• ومن المفضل عدم إرسال الأخبار العامة التي يسمعها الناس في وسائل الإعلام.
• ويجب التثبت من صحة المعلومة أو الخبر قبل الإرسال، ولا يجوز النقل من وكالة أنباء \”قالوا\” التي كثيراً ما يتغير فيها الكلام من كثرة النقل.
• والمنتديات ليست مصدراً موثوقاً للأخبار. ومن ينقل عنها فليقل اسم المنتدى صراحة.
• وإذا لم نتحقق من صحة معلومة أو خبر فلنذكر بصريح العبارة أنها كما وصلتنا ولم نتحقق منها.
• ومن أهم ما يجب تدقيقه الآيات القرآنية والأحاديث النبوية.
• والتعبير الإنشائي غير الرسمي ممكن مع الأصدقاء فقط. أما مع غيرهم فلا بد أن تأخذ الرسالة الصفة الرسمية واستعمال أدب الخطاب فيها.
• ومن الواجب تصنيف من نراسلهم في مجموعات، وإرسال لكل مجموعة ما يناسبها فقط.
• وليكن شعارنا نشر الحب والخير والحوار وتقبل الرأي الآخر، وتجنب تجريح الأشخاص والهيئات. ولنحذر من التكرار والإسهاب الممل. ولنحرص على أن تكون لغة رسائلنا حضارية، منفتحة غير متشنجة، منصفة غير منحازة.
• وأخيراً فالأعمال كثيرة والوقت قصير فلنكن عوناً للناس على الاستفادة من أوقاتهم.
كلية الهندسة جامعة الملك عبد العزيز
[email protected]